Appel à partenariat pour l’ouverture des festivités du Doudou 2024

Concession d’un espace Horeca (bar) pour le « Verre du Bourgmestre » de la Ducasse de Mons le mercredi 22 mai 2024

Description des besoins

Les besoins sont les suivants :

Dans le cadre de la mise en concession d’un espace HoReCa (bar), la Ville de Mons recherche un partenaire qui pourra assurer :

La gestion d’un espace Drink dans le chapiteau installé sur la pelouse du Mont-de-Piété dans les jardins de l’hôtel de ville (Grand-Place 22 – 7000 Mons). Critère de Sélection qualitative

Le concessionnaire devra répondre aux exigences suivantes :

• Disposer du statut juridique d’association sans but lucratif (avec envoi d'une copie des statuts afin de prendre connaissance de l’objet social) ;
• Présenter dans une note, jointe à son offre, le projet en lien avec son objet social dans lequel seront injectés les bénéfices générés par la présente concession ;

Critère Environnementaux

Dans un souci d’écologie visant à limiter les déplacements motorisés, seules les associations se situant dans un rayon de 8km autour du lieu de prestation (Hôtel de Ville– Grand-Place 22 à 7000 Mons)  seront autorisées à remettre offre.

CONDITIONS D’EXPLOITATION DE LA CONCESSION

• Assurer la tenue de la concession de 18h30 à 22h00 ;
• Disposer d’une équipe de minimum 10 personnes afin d’assurer l’exécution de la prestation demandée ;
• Disposer de minimum deux dispositifs de paiement électronique afin de recevoir les paiements des clients de la concession mais accepter l’argent liquide ;
• Etablir une carte des boissons variées comprenant au minimum : une bière de type « pils », une bière locale (de préférence) ou de la région Mons-Borinage, une boisson de type soft pétillant, un jus, de l’eau plate et de l’eau pétillante ;
• Proposer une liste de tarifs et ne pas modifier ses tarifs sans validation écrite et préalable du pouvoir adjudicateur :
  • Dans une fourchette de prix démocratique avec, pour les boissons ci-dessous, les prix maximums suivants :
    • Bière de type “pils” : maximum 2,50€
    • Bière dite locale : maximum 4,50€
    • Soft (soda, limonade/orangeade, eau plate/pétillante, un jus, etc.) : maximum 2€
    • Vin rouge/blanc/rosé : maximum 4€
    • Vin mousseux/effervescent/champagne : maximum 5€
    • Cocktail (alcool/soda, Spritz, Gin Tonic, etc.) : maximum 8€ ;
  • Comprenant si possible un tarif préférentiel pour les équipes encadrantes (Département Economie et Animation et Services Techniques) ;
• Remettre les lieux en pristin état, soit tels qu’ils étaient au moment de la prise de possession ;
• Reprendre les vidanges et les invendus pour le jeudi midi au plus tard.

Le concessionnaire devra amener, à ses frais et en quantité suffisante, l’ensemble des consommables (bouteilles, fûts, casier, etc.) nécessaire à la bonne tenue de la concession. Ces consommables pourront être apportés le jour d’exploitation de la concession. A titre informatif, les éditions 2022 et 2023 ont drainé en moyenne 600 à 700 personnes.

Il est donné à connaitre que l'ambiance musicale sera exclusivement gérée par la Ville - le concessionnaire ne pourra diffuser ou écouter une autre musique/radio ou toute autre activité sonore

• Assure la gestion des lieux et équipements en bon père de famille. Un état des lieux d’entrée et de sortie sera établi. Le concessionnaire sera redevable de toute dégradation des équipements mis à sa disposition ;

Le Pouvoir Adjudicateur mettra à disposition au concédant le matériel HORECA suivant :

• Un chapiteau de 250m² capable d’accueillir +/- 700 personnes accessible à partir de 11h00;
• 3 pompes à bières (deux de 150L et une de 90L) disposant de 2 becs équipés de têtes vissées (le concessionnaire veillera à amener d’autres têtes si cela lui est nécessaire) et prête à l’emploi (branchées, remplies et réfrigérées) ;
• 3 frigos bahuts de +/- 250 litres (branchés et réfrigérés) ;
• 5.000 gobelets réutilisables (Rmq : ces gobelets doivent être cautionnés à hauteur de 1€. Le concessionnaire s’engage à verser le montant des cautions qui lui sont versées à titre de compensation du nombre de gobelets non rendus. Ledit montant sera versé sur le compte bancaire de l’Administration Communale tel que repris dans le document de mise à disposition.

Documents constituant l’offre

Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d’écarter toute offre à laquelle il manque l’un ou l’autre des documents énumérés ci-dessous :

• Le formulaire d’offre (Annexe A) dûment complété ;
• Une note explicative sur le projet en lien avec l’objet social de l’association dans lequel seront investis les bénéfices produits par l’exploitation de la concession cédée ;
• La carte des produits et tarifs (Annexe C) complété ;

Délais d’exécution

La mission débutera et se terminera le mercredi 22 mai 2024.Le concessionnaire pourra prendre possession de l’espace bar sous le chapiteau le mercredi 22 mai à 11h00. Le bar devra être ouvert et opérationnel de 18h30 à 22h00. Le démontage, la remise en état et la reprise des vidanges pourra commencer le jeudi 23 mai à parti de 8h30 et devra impérativement être terminée pour 12h00.

Durée

La concession prend cours le jour de la prestation, à savoir le mercredi 22 mai 2024

Les candidatures sont à envoyer par email à ZXZlbmVtZW50c0B2aWxsZS5tb25zLmJl ou à remettre en main propre au service Évènements, rue du chanoine Puissant, 2, 5ème étage pour le 10 mai 2024 à 16h au plus tard.

Ensemble des modalités & formulaire d'offre (Annexe A + Annexe C) disponibles ici