Enregistrement d’actes étrangers et décisions étrangères
Il s’agit ici des demandes de reconnaissance d’actes d’Etat Civil / jugements étrangers en Belgique. Cette démarche est vivement conseillée car elle permet de disposer de vos actes et jugements auprès de tous les postes diplomatiques et toutes les communes belges.
Pour les demandes de copie / extrait d’acte étranger déjà transcrit en Belgique, référez-vous à copie/extrait d’acte d’Etat Civil
Tout citoyen belge a l'obligation légale d'informer sa commune d'inscription et de lui transmettre tout acte d'Etat Civil étranger, toute décision administrative ou tout jugement survenu à ayant entraîné un changement d’identité ou d’Etat Civil.
Grâce à ces documents, l'administration communale va créer un acte d’Etat Civil belge sur base d’un acte étranger dans la Banque des Actes de l'Etat Civil (BAEC). Cette intégration entraîne une modification du registre national.
La mise à jour du registre national concerne :
- Un changement d'Etat Civil (célibataire, marié, divorcé, veuf) fait à l'étranger ;
- Un changement de nom fait à l'étranger ;
- Un changement de prénom fait à l'étranger ;
- Un changement de date de naissance fait à l'étranger ;
- Un changement de lieu de naissance fait à l'étranger ;
- Un changement de filiation fait à l'étranger ;
- Une modification d'enregistrement de sexe faite à l'étranger ;
- Un décès survenu à l'étranger ;
Conditions
- Avoir votre résidence principale à Mons.
- Ne pas avoir déjà fait enregistrer l’acte auparavant en Belgique.
Si vous êtes belge résidant à l'étranger et inscrit dans un poste diplomatique belge, nous vous invitons à prendre contact avec votre poste diplomatique.
Horaires & Comment faire ?
- Envoyer votre demande par email accompagnée des documents requis (option recommandée) à l’adresse [email protected] pour vérification.
- En prenant rendez-vous ici et en sélectionnant l'intitulé de votre rendez-vous.
- Si vous n’êtes pas en mesure de nous envoyer vos documents par email afin que nous préparions votre dossier, vous pouvez évidemment nous rendre visite pendant les horaires d’ouverture repris ci-dessous :
| JOUR | HEURES D'OUVERTURE | ||
| Lundi | 8h00 - 12h00 (sans RDV) | ||
| Mardi | 8h00 - 12h00 (sur RDV) | 15h30 – 19h00 UNIQUEMENT SUR RENDEZ-VOUS | |
| Mercredi | 8h00 - 12h00 (sur RDV) | 13h00 - 15h30 (sur RDV) | |
| Jeudi | 8h00 - 12h00 (sans RDV) | ||
| Vendredi | 8h00 – 14h00 (sans interruption - sur RDV) | ||
L’administration est fermée : Outre les jours fériés légaux, l’administration est fermée le 2 janvier, les lundi et mardi de la Ducasse, le 4 décembre et le 26 décembre.
Attention : les documents originaux devront ensuite être déposés en main propres au sein du service Etat civil pour analyse : ils seront ensuite restitués à la clôture du dossier.
Document requis
- Une copie intégrale de l’acte d’Etat Civil concerné, certifiée conforme, récente (moins de 6 mois)
Ce document doit être dûment légalisé /apostillé par les autorités compétentes au pays + le cas échéant, par l’Ambassade de Belgique en poste dans le pays d’origine du document.
Si ce document n’est pas rédigé en français, il doit être traduit par un traducteur juré assermenté par une juridiction belge (cliquez ici). La traduction effectuée à l’étranger devra également être légalisée ou apostillée.
NB : La traduction doit être scrupuleuse et complète (Cachets, sceaux, etc…).
- Pour les mariages célébrés à l’étranger :
- Une copie complète des passeports (toutes pages) si vous en disposez ;
- Une copie recto verso des cartes d’identité des deux conjoints (belges ou étrangères) ;
- Le cas échéant une copie du certificat de non-empêchement à mariage délivré par l’Ambassade de Belgique en poste dans le pays d’origine du document.
Tarif
- 25 €.
Cette démarche est vivement conseillée car elle permet d’en obtenir copie auprès de tous les postes diplomatiques et communes belges par la suite.
Délais
- Après réception et analyse de votre demande, un rendez-vous vous sera fixé au guichet pour présenter les originaux de vos documents. La liste de documents à fournir varie selon la situation de chacun (Etat Civil, nationalité, statut de séjour, etc.). Le service vous fournira les informations personnalisées par retour d’email.